Ach du liebe Zeit! Wie funktioniert Zeitmanagement?

Sie ist lang oder kurz, du nimmst sie dir oder lässt sie dir, sie bleibt oder vergeht, und das in den meisten Fällen zu schnell – die Zeit. Vieles bleibt auf der Strecke, weil man nicht genug Zeit hat. Das kann Stress und Unzufriedenheit verursachen und der Motivation schaden. Bestimmte Methoden zum Zeitmanagement können dir helfen, die richtigen Prioritäten zu setzen. In diesem Beitrag erhältst du Tipps, wie du deine Zeit gut managen kannst.

Zeitmanagement

© 2019 Pixabay

Was heißt Zeitmanagement?

Zeitmanagement bedeutet nicht, dass du viel Arbeit in wenig Zeit schaffen musst. Es bedeutet, dich dementsprechend zu organisieren, dass du Zeit für die Dinge hast, die dir Spaß machen. Gleichzeitig heißt das, die Aufgaben, die du eingeplant hast, effektiv zu erledigen. Es kann demzufolge gutes Zeitmanagement sein, wenn du dich dazu entschließt, eine bestimmte Zeit lang nichts für die Schule zu machen.

Die aufgeführten Tipps zum Zeitmanagement in diesem Beitrag dienen als grundlegende Informationen. Du solltest sie bei der Anwendung nach Typ und Tagesform individuell anpassen.

Methoden zum Zeitmanagement

Die To-do-Liste: das Mindestmaß an Planung

Zeitmanagement To-do-Liste

© 2019 Pixabay

To-dos sind eine viel genutzte Methode zur Planung von Aufgaben. Sie bieten einen klaren Vorteil: Du musst dir keine Sorgen mehr machen, eine Aufgabe zu vergessen, und kannst besser entspannen. Die Auflistung kannst du zusätzlich mit einer Zeitplanung versehen, indem du jedem To-do einen Termin und eine Priorität zuweist. Hier findest du eine Vorlage für eine To-do-Liste.

Der Nachteil solcher Auflistungen ist, dass sie oftmals zu lang sind. Sind sie am Ende nicht abgearbeitet, führt das erneut zu Unzufriedenheit. Um herauszufinden, welche Aufgaben die wichtigsten sind, kannst du eine oder mehrere der folgenden Methoden anwenden.

Zeitmanagement To-do-Liste

© 2019 Pixabay

Die ALPEN-Methode: es geht bergauf

ALPEN steht hier als Abkürzung für diese fünf Tipps:

A = Aufgaben notieren

Notiere dir auf einer To-do-Liste, welche Aufgaben du erledigen musst (Hausaufgaben, Prüfungsvorbereitung, Unterrichtsvorbereitung)

L = Länge schätzen

Schätze den Zeitaufwand für jede Aufgabe realistisch ab und setze dir Zeitlimits.

P = Pufferzeit einplanen

Plane eine Zeitreserve mit ein, die 40 % deiner Arbeitszeit ausmacht.

E = Entscheidungen treffen

Triff Entscheidungen, welche Aufgaben du sofort erledigen musst. Setze Prioritäten, zum Beispiel mithilfe der Prinzipien, die du weiter unten nachlesen kannst.

N = Nachkontrolle

Kontrolliere, welche Aufgaben du (noch nicht) nach Plan erledigt hast. Überprüfe deine Zeiteinschätzung und notiere dir unerledigte Aufgaben für den nächsten Tag oder die nächste Woche.

Die ABC-Analyse: alphabetisch, praktisch, gut

Gewöhnlich verbringst du zu viel Zeit mit unwichtigen Dingen und vernachlässigst die wichtigen Aufgaben. Mithilfe der ABC-Analyse kannst du deine Tätigkeiten in drei Kategorien einsortieren und ihnen einen Wert sowie einen Zeitaufwand zuordnen. Das Ziel ist, jeder dieser Tätigkeiten unterschiedliche Prioritäten zu geben.

A-Aufgaben sind sehr wichtige Aufgaben, die 65 bis 70 % deiner Zeit wert sind.

B-Aufgaben umfassen wichtige Aufgaben, die 20 % deiner Zeit wert sind.

C-Aufgaben beinhalten weniger wichtige Aufgaben, die 10 bis 15 % deiner Zeit wert sind.

Die Covey- oder Eisenhower-Matrix: eins nach dem anderen

Der US-amerikanische Professor Stephen Covey entwickelte die nach ihm benannte Zeitmanagement-Matrix. Ein ähnliches Prinzip der Prioritätensetzung führte der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower ein. Beide unterteilen die Matrix in vier Felder und ordnen Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ein. Daraus ergeben sich vier Aufgabenkategorien:

#1 Wichtig und dringlich

  • dringliche Probleme oder akute Krisen, zum Beispiel Erkrankungen oder Unfälle
  • Projekttermine oder Deadlines, zum Beispiel Vorbereitungen für den nächsten Schultag oder Hausaufgaben
  • unmittelbar anstehende Arbeiten, beispielsweise ein Referat oder eine Klassenarbeit am nächsten Schultag

#2 Wichtig, aber nicht dringlich

  • beständige Verbesserung oder berufliche beziehungsweise schulische Entwicklung, zum Beispiel regelmäßiges Vokabellernen und Wiederholen oder die Langzeitplanung
  • Erholung oder Beziehungspflege, das heißt Zeit mit dem Partner, Treffen mit Freunden, Eltern, Mitmenschen, Hobbies oder Sport
  • termingebundene Arbeiten, beispielsweise ein Referat oder eine Klassenarbeit in der nächsten Woche

#3 Nicht wichtig, aber dringlich

  • Unterbrechungen wie manche Anrufe, Emails, SMS, Chatnachrichten oder soziale Medien
  • beliebige Tätigkeiten, zum Beispiel Zimmer aufräumen oder Einkaufen
  • Verpflichtungen, beispielsweise einem entfernten Großonkel zum Geburtstag gratulieren oder Mama beim Tragen helfen

#4 Nicht wichtig und nicht dringlich

  • Unterbrechungen wie manche Anrufe, Emails, SMS, Chatnachrichten oder soziale Medien
  • belanglose Tätigkeiten oder Zeitverschwender, beispielsweise dich über andere Menschen aufregen oder Zappen
  • zielloses Surfen im Internet, beispielsweise nachschauen, welcher Freund dein Profil besucht hat, durch die Chronik scrollen, vorgeschlagene Videos anschauen oder Handyspiele.

Die Einordnung deiner Aufgaben ist deine persönliche Einschätzung. Jede Person beurteilt individuell, wie wichtig eine Aufgabe ist. Um zu wissen, wie dringlich sie ist, überlege dir, bis zu welchem Termin du eine Aufgabe erledigen musst. Das macht die Einordnung in die Matrix viel einfacher. In deinem Zeitmanagement solltest du eins nach dem anderen angehen. Zuerst die Aufgaben der ersten, dann der zweiten und zuletzt der dritten Kategorie. Die Tätigkeiten in der vierten Kategorie solltest du soweit möglich vernachlässigen oder nicht beachten.

Das Kieselprinzip: vom großen Stein zum feinen Sand

Kieselprinzip Gefäß

© 2019 Pixabay

Beim Kieselprinzip geht es ebenfalls darum, Prioritäten zu setzen. Diese Methode zum Zeitmanagement geht ebenfalls auf Stephen Covey zurück. Stell dir als Symbol für deine Zeit ein Gefäß vor, das du mit großen Steinen, Kieselsteinen und Sand füllst. Die großen Steine symbolisieren für dich wichtige Dinge und große Aufgaben. Diese packst du am besten zuerst in das Gefäß. Die Kieselsteine und der Sand sind die kleineren Aufgaben, die zwischen den großen Steinen Platz finden. Wenn du mit den großen Steinen anfängst, bringst du sie alle im Gefäß unter. Gibst du als erstes den Sand in das Gefäß, passen anschließend nicht mehr viele große Steine hinein.

Dieses Kieselprinzip kann man logisch auf die Zeitplanung übertragen. Erst planst du die großen Einheiten, dann die kleineren. Das heißt, dass du zuerst die Woche und dann den Tag planst. Zum Füllen dieser Zeiteinheiten beginnst du am besten mit den wichtigsten Aufgaben und endest mit den weniger wichtigen. Dann siehst du, wieviel Zeit beziehungsweise Platz im Gefäß für die kleineren Aufgaben übrig ist.

Das Pareto-Prinzip: weniger ist mehr

Bei diesem Prinzip geht es darum, effektiv zu arbeiten. Das bedeutet, in kurzer Zeit die Aufgaben zu bearbeiten, die ein überdurchschnittliches Ergebnis bringen. Das Prinzip geht davon aus, dass 20 % Zeit- und Energieeinsatz bereits 80 % Ergebnis bringen, wenn du deine Zeit gut einsetzt. Diese 80:20-Regel ist ebenfalls als Pareto-Prinzip bekannt. Um deine Zeit sinnvoll zu managen, musst du wissen, wofür du sie einsetzen möchtest und welche Ziele du erreichen willst.

Du kannst dieses Prinzip auf die Schularbeit anwenden. 20 % deines Aufwands bringen 80 % deines Lernergebnisses. Erstelle dir zuerst eine To-do-Liste und setze dann Prioritäten. Die wichtigsten Aktivitäten bearbeitest du als erstes, da du am Anfang noch konzentriert, fit und effektiv bist. Mit Zeitmanagement und der richtigen Prioritätensetzung kannst du mit 20 % Aufwand schon 80 % Arbeit erledigen. Bevor du planlos und gestresst an die Arbeit gehst, solltest du überlegen, welche Tätigkeit sich am meisten auf deine angestrebten Ziele auswirken.

Zusammenfassung Zeitmanagement

Zeit

© gemeinfrei

  • Für gutes Zeitmanagement musst du dir zuerst bewusst machen, wie du deine Zeit nutzt. Finde heraus, welche Tätigkeiten viel Zeit brauchen, ohne dass ein entsprechendes Ergebnis herauskommt. Durch Planung und Prioritätensetzung kannst du Herr*in deiner Zeit sein, nicht umgekehrt.
  • Um dir deine Zeit sinnvoll einzuteilen, musst du wissen, wozu du sie einsetzen möchtest. Setze dir für Schule beziehungsweise Beruf und Privatleben jeweils kurz-, mittel- und langfristige Ziele. Das Erreichen dieser Ziele fördert deine Motivation.
  • Wenn du deine Aufgaben ordentlich planst, gewinnst du am Ende Zeit, weil du deine Energie zielgerichtet verwendest. Notiere dir deine Zeitplanung, damit du einen Überblick über anstehende Tätigkeiten hast und deine Ergebnisse feststellen kannst. Teile jeden Tag ein, indem du die Methoden aus dem Beitrag einsetzt.
  • Um eine Reihe von Aufgaben zu überblicken und zu ordnen, musst du Prioritäten setzen. Nutze dazu die Tipps aus dem Beitrag.
  • Wenn du deine Zeit einteilst, musst du genügend Puffer und Freizeit einplanen.

Ein interaktives Lernspiel zum Zeitmanagement für Schülerinnen und Schüler findest du bei Planet Schule. Ausführlich nachlesen kannst du das Thema hier: Literatur und Business Toolbox.

 

Lernunlust überwinden: Tipps für mehr Motivation

Wie nutze ich meine Ferien effektiv?

Simon

Als Lehrer an einem Gymnasium in Bayern hatte ich schon die Möglichkeit als Autor an einigen Trainingsbüchern des STARK-Verlags mitzuarbeiten und etwas Verlagsluft zu schnuppern. Nun schreibe ich für schultrainer.de und möchte den Leserinnen und Lesern einige Einblicke in den Schulalltag und die Bildungslandschaft geben sowie über andere relevante und interessante Themen berichten.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.